Zaproszenia na ślub najczęściej wysyła się lub rozdaje 2–3 miesiące przed uroczystością. Save the date, czyli wstępną informację o dacie, przesyła się zwykle 6–12 miesięcy wcześniej, a termin potwierdzenia obecności wyznacza na mniej więcej 4–6 tygodni przed ślubem. To zwyczajowe ramy, a nie sztywne zasady, i w wielu sytuacjach warto je przesunąć.
Poniżej wyjaśniamy, skąd biorą się te terminy, kiedy dać gościom więcej czasu, jak ułożyć cały harmonogram zaproszeń i co zrobić, gdy ktoś nie odpowiada.
Dlaczego zaproszenia wysyła się 2–3 miesiące przed ślubem?
Ten termin to kompromis między dwiema potrzebami. Goście muszą mieć czas, żeby zarezerwować datę, wziąć urlop, znaleźć nocleg i zorganizować opiekę nad dziećmi. Z drugiej strony zaproszenie wysłane zbyt wcześnie łatwo odłożyć na półkę i o nim zapomnieć, a w planach gości zdąży się sporo zmienić. Dwa, trzy miesiące wystarczą, żeby wszystko zaplanować, i są na tyle blisko, że Wasz ślub nie zniknie nikomu z kalendarza.
Liczy się też Wasz własny kalendarz. Sala i catering zwykle chcą znać ostateczną liczbę gości na dwa, trzy tygodnie przed przyjęciem, a dokładny termin znajdziecie w umowie. Od tej daty liczycie wstecz: najpierw termin potwierdzeń z kilkunastodniowym zapasem, potem wysyłka zaproszeń z kilkoma tygodniami na odpowiedzi. Przy typowym weselu wychodzi właśnie około dziesięciu tygodni przed ślubem.
Kiedy dać gościom więcej czasu, a kiedy wystarczy mniej?
Zaproszenia warto wysłać bliżej trzech, a nawet czterech miesięcy przed ślubem, gdy wesele wypada w szczycie sezonu. Czerwiec, lipiec, sierpień i wrzesień to miesiące, w których wiele osób ma w kalendarzu kilka wesel i urlop zaplanowany z dużym wyprzedzeniem. Podobnie jest z długimi weekendami, takimi jak majówka, Boże Ciało czy 15 sierpnia, oraz z terminami w okolicach świąt i Sylwestra, kiedy rodziny mają już swoje tradycje i wyjazdy.
Więcej czasu potrzebują też goście, którzy muszą dojechać daleko. Jeśli wesele odbywa się kilkaset kilometrów od miejsca, w którym mieszka większość zaproszonych, trzeba zarezerwować nocleg i zaplanować podróż. Cztery miesiące przed ślubem to w takiej sytuacji rozsądny termin, a nie przesada.
Mniej czasu wystarczy przy kameralnym ślubie cywilnym, przyjęciu w gronie najbliższych albo ślubie poza sezonem. Wtedy spokojnie zmieścicie się w sześciu, ośmiu tygodniach. Krócej nie warto. Zaproszenie wysłane na miesiąc przed ślubem daje bardzo mało czasu: część gości może mieć już inne plany, a Wy zostaniecie z kilkoma dniami na zebranie odpowiedzi przed terminem podania liczby gości sali. Jeśli tak wyszło, zadzwońcie do najważniejszych osób i poproście o szybką odpowiedź.
Zaproszenia wysłane wcześniej niż pięć miesięcy przed ślubem mają odwrotny problem, bo łatwo giną w natłoku codziennych spraw. Jeśli zależy Wam, żeby goście znali datę dużo wcześniej, wyślijcie save the date, a właściwe zaproszenie w zwykłym terminie. Przy zaproszeniach rozesłanych bardzo wcześnie przyda się też krótkie przypomnienie o terminie potwierdzenia.
Save the date – kiedy je wysłać i komu?
Save the date to krótka wiadomość z prośbą o zarezerwowanie daty. Nie zastępuje zaproszenia, tylko je zapowiada, dlatego wystarczą w niej imiona Pary Młodej, data ślubu, miejscowość lub region i informacja, że szczegóły przyjdą później. Najczęściej wysyła się je 6–12 miesięcy przed ślubem, a przy popularnym terminie albo ślubie za granicą lepiej trzymać się górnej granicy.
Save the date nie jest obowiązkowe. Przy weselu w Waszym mieście, poza sezonem i bez gości z daleka możecie od razu wysłać zaproszenia i nikt nie poczuje się pominięty. Przyda się natomiast osobom, które muszą zaplanować dłuższy przyjazd, oraz tym, na których obecności szczególnie Wam zależy.
Najwięcej zyskują na nim goście z zagranicy. Muszą zarezerwować loty i urlop, a ceny biletów zwykle rosną wraz ze zbliżającym się terminem. Wyślijcie im save the date 9–12 miesięcy przed ślubem, a samo zaproszenie trzy, cztery miesiące przed. Dobrze jest od razu dodać praktyczne informacje, czyli najbliższe lotnisko, propozycje noclegów i sposób dojazdu na salę. Jeśli część gości nie mówi po polsku, przygotujcie krótką wersję zaproszenia w ich języku albo dołączcie tłumaczenie najważniejszych informacji.
Do kiedy goście powinni potwierdzić obecność?
Potwierdzenie obecności, w zaproszeniach często oznaczane skrótem RSVP (od francuskiego répondez s'il vous plaît, czyli „proszę o odpowiedź”), to informacja, do kiedy goście mają dać znać, czy przyjdą. Najczęściej wyznacza się je na 4–6 tygodni przed ślubem. Zapas jest potrzebny z kilku powodów. Sala czeka na ostateczną liczbę gości, Wy potrzebujecie czasu na plan stołów, winietki i menu dla osób na diecie, a zawsze znajdzie się ktoś, komu trzeba będzie przypomnieć.
W zaproszeniu podajcie konkretną datę, na przykład „do 1 maja”, a nie „najpóźniej miesiąc przed ślubem”. Obok dopiszcie numer telefonu albo inny kontakt, pod którym goście mogą potwierdzić obecność. Gotowe formuły znajdziecie w artykule z tekstami na zaproszenia ślubne. Zanim wpiszecie datę, sprawdźcie w umowie z salą, do kiedy musicie podać liczbę gości, i ustawcie termin potwierdzeń co najmniej dwa tygodnie wcześniej.
Kilka osób na pewno zapomni odpowiedzieć i nie ma w tym nic złego. Odczekajcie dzień lub dwa po terminie i wyślijcie krótkie, uprzejme przypomnienie, na przykład SMS-em:
Cześć Kasiu! Zbliża się termin potwierdzeń na nasze wesele (1 maja). Dasz znać do piątku, czy będziecie z nami? Bardzo na Was liczymy!
Do starszych członków rodziny lepiej po prostu zadzwonić. Odpowiedzi zapisujcie na bieżąco w jednym miejscu, a jak przygotować i prowadzić taką listę, podpowiadamy w artykule lista gości na wesele. Jeśli po odmowach chcecie zaprosić kolejne osoby, zróbcie to dyskretnie i nie później niż sześć, osiem tygodni przed ślubem, żeby nikt nie poczuł się zaproszony na doczepkę.
Harmonogram zaproszeń ślubnych krok po kroku
Poniższe terminy są orientacyjne. Dopasujcie je do daty ślubu i warunków umowy z salą, a jeśli wesele wypada w sezonie albo zapraszacie gości z daleka, przesuńcie wszystko o kilka tygodni wcześniej.
| Kiedy | Co zrobić |
|---|---|
| 12–9 mies. przed | Wstępna lista gości |
| 12–6 mies. przed | Save the date |
| 5–4 mies. przed | Wybór i treść zaproszeń |
| 3–2 mies. przed | Wysyłka zaproszeń |
| 6–4 tyg. przed | Termin potwierdzeń |
| 3–2 tyg. przed | Liczba gości dla sali |
| Tydzień przed | Ostatnie informacje |
| Po ślubie | Podziękowania |
Tabela obejmuje tylko zaproszenia, ale te terminy splatają się z resztą przygotowań. Wstępna lista gości jest potrzebna już przy rezerwacji sali, a treść zaproszeń łatwiej napisać, gdy znacie godziny ceremonii i przyjęcia. W ostatnim tygodniu przed ślubem dobrze jest jeszcze raz przekazać gościom najważniejsze informacje, zwłaszcza jeśli coś się zmieniło. Cały plan, nie tylko w sprawie zaproszeń, rozpisaliśmy w artykule harmonogram przygotowań do ślubu.
Czy zaproszenia elektroniczne zmieniają terminy?
Termin dla gości pozostaje ten sam, czyli dwa, trzy miesiące przed ślubem. Zmienia się czas, który musicie zarezerwować dla siebie. Przy papierowych zaproszeniach trzeba doliczyć projekt, druk, adresowanie kopert i wysyłkę lub rozwożenie. W wielu rodzinach wciąż obowiązuje zwyczaj, że rodzicom chrzestnym, dziadkom i najbliższej rodzinie zaproszenia wręcza się osobiście, w pierwszej kolejności i około trzech miesięcy przed ślubem. Takie wizyty potrafią zająć kilka weekendów, więc zacznijcie odpowiednio wcześnie.
Zaproszenie online wysyłacie w kilka minut przez WhatsApp, SMS albo e-mail, a gościom, którzy wolą coś do ręki, możecie wręczyć wydrukowany kod QR. Łatwiej wtedy trzymać się terminu, nawet gdy przygotowania się przeciągają. Jeśli po wysyłce zmieni się godzina albo sala, poprawiacie treść, a link dla gości zostaje ten sam. Goście jednym kliknięciem sprawdzą dojazd na mapie i dodadzą Wasz ślub do kalendarza w telefonie.
Przy zaproszeniu online zwróćcie uwagę na czas publikacji. Jeśli chcecie wysłać link z dużym wyprzedzeniem, na przykład jako save the date, wybierzcie dłuższy pakiet. W Biorą Ślub 12 miesięcy kosztuje 99 zł, a przy wysyłce na dwa, trzy miesiące przed ślubem wystarczy pakiet na 6 miesięcy za 79 zł. Wiele par łączy oba rozwiązania: papierowe zaproszenia dla dziadków i najstarszych członków rodziny, elektroniczne dla pozostałych gości. O zaletach i savoir-vivre zaproszeń online piszemy w artykule elektroniczne zaproszenia ślubne.
Najważniejsze terminy łatwo zapamiętać: save the date pół roku do roku przed ślubem, zaproszenia dwa, trzy miesiące przed, potwierdzenia obecności cztery do sześciu tygodni przed. Przy ślubie w sezonie, w długi weekend albo z gośćmi z zagranicy dajcie wszystkim trochę więcej czasu. A jeśli chcecie szybko wysłać zaproszenia i mieć pewność, że goście zawsze widzą aktualne informacje, możecie stworzyć zaproszenie online. Podgląd zobaczycie od razu, bez zakładania konta, a płacicie dopiero przy publikacji.
